Ta reda på hur snabbt du förväntas svara när du fått något nytt

David Stiernholm. De olika kommunikationsverktyg som står till buds när vi mestadels inte träffas fysiskt har verkligen ökat i betydelse på senare tid - på gott och ont. Det är gott att vi till mans har blivit skickligare på att använda såväl chatt som distansmötesplattformar, men det gör smått ont att ha så många olika kanaler att kommunicera i och att behöva titta till dem så ofta.

Jag hör alltfler uttrycka att de upplever att de förväntas svara fortare i till exempel mail och chatt nu jämfört med tidigare när de arbetade i samma kontor som kollegorna och de lätt kunde ”titta förbi”

Splittringen föder stressen

Det är också vad medarbetarna på den Dallasbaserade PR-byrån Idea Grove upplevde och det ställde verkligen till det för dem som hade roller där det är avgörande att kunna koncentrera sig obruten tid på en komplicerad uppgift - till exempel kreatörer. De kände sig mer stressade och splittrade och mådde inte särskilt bra.

Strukturen botar splittringen

Men, de strukturerade upp floran av kanaler och kom överens med varandra om när de ska använda vilken kanal. De beslöt att:

-  om det räcker med svar någon gång under dagen eller nästa morgon, använder de chatt eller mail
- om de behöver svar inom en timme eller två, skickar de ett SMS
- om de måste få svar direkt, ringer de kollegan i ett vanligt telefonsamtal, helt enkelt
Det hjälpte dem. Då de nu vet att de inte måste svara i chatten direkt, kan de slappna av och fokusera på den högst prioriterade uppgiften, utan att känna stress över att de måste svara fort - för det räcker med ett svar nästa morgon.

Ställ in kanalfrekvenserna

Om ni ännu inte gjort det, kom överens om vilka ”kanalfrekvenser” som ska gälla hos er, det vill säga, hur ofta förväntas du som mest sällan vittja verktygen för att se om där kommit något nytt. Hur länge är det alldeles i sin ordning att du ägnar dig åt någon annan uppgift innan du svarar?

Gör så här

Till nästa lämpliga möte med dina kollegor, föreslå att ni kommer överens om hur fort ni ska förväntas svara i var och en av de kommunikationskanaler/-verktyg ni använder.

Gör en guide tillsammans, där du både kan se hur länge det går fint att vänta och vilket verktyg du ska välja i varje situation.

Mer fokus och färre avbrott

Om du tar reda på hur ofta du förväntas titta till vardera av kommunikationsverktygen - och ta hand om det som kommit där - kan du lättare fokusera på andra uppgifter däremellan. Du har ryggen fri att arbeta med det som du bedömer som den högst prioriterade uppgiften, även om du inte hela tiden har tagit hand om allt som ”kommit in”. Din vardag blir mindre splittrad av korta avbrott och du kan fokusera på det du vill under längre obruten tid.